Hồ sơ hoàn công trong cách nói thông thường thì thường được hiểu là hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước sau khi thi công xong để đề nghị cơ quan nhà nước công nhận trong Sổ hồng tài sản trên đất là ngôi nhà vừa hoàn thành trình bày tại đây.
********
Còn khái niệm Hồ sơ Bản vẽ hoàn công mô tả tại đây hiểu là mô tả lại và lưu trữ là gồm các bản vẽ hoàn công và tập tài liệu mô tả khác ví dụ catalogue máy móc thiết bị, hướng dẫn sử dụng thang máy, máy bơm,… Bản vẽ hoàn công (as-built drawing) là tập bản vẽ mô tả lại việc thi công trên thực tế là như thế nào. Nó có thể y hệt bản vẽ thiết kế song cũng có thể thay đổi nếu thiết kế chưa tốt. Việc thay đổi này phải được người giám sát và chủ nhà đồng ý (gọi là shop drawing).
Tất cả các thay đổi như vậy đều phải được ghi nhận vào bản vẽ.
Tập bản vẽ đó sẽ mô tả các cấu kiện ra sao, thép bên trong thế nào, bức tường nào có đường dây điện, có đường nước, vị trí cụ thể chỗ nào. Ý nghĩa bản vẽ hoàn công là tại liệu ghi lại để tính chi phí thực tế, mai sau cần đến sửa chữa bổ sung thì mở ra xem rất hữu ích, tránh các sự cố từ quá trình sử dụng ví dụ tránh khoan tường vào các vị trí có đường ống.
Tập hồ sơ bản vẽ hoàn công do nhà thầu lập ra, có sự xác nhận của giám sát. Nó phải đạt độ chính xác và chi tiết. Tập hồ sơ phải in trên giấy tốt, chủ nhà nên lưu giữ cẩn thận.
